Cải thiện kỹ năng giao tiếp tự tin hiệu quả giúp xây dựng mối quan hệ tốt
Kỹ năng giao tiếp là một trong những kỹ năng quan trọng nhất trong cuộc sống và công việc. Nó cho phép bạn truyền đạt ý kiến, cảm xúc và ý tưởng một cách rõ ràng và hiệu quả, đồng thời xây dựng mối quan hệ tốt với người khác. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp và cách phát triển nó để thành công trong mọi lĩnh vực cuộc sống.
Kỹ năng giao tiếp là gì?
Kỹ năng giao tiếp là khả năng truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và hiệu quả giữa hai hoặc nhiều bên. Nó không chỉ bao gồm việc nói và viết, mà còn bao gồm lắng nghe và hiểu những gì người khác đang truyền đạt. Kỹ năng giao tiếp có thể áp dụng trong nhiều tình huống khác nhau, từ cuộc trò chuyện hàng ngày đến thảo luận công việc. Kỹ năng giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với người khác, đồng thời giúp nâng cao hiệu suất làm việc và thành công trong công việc cũng như cuộc sống.
5 yếu tố cần thiết hỗ trợ kỹ năng giao tiếp cần thiết cho công việc và cuộc sống
Giao tiếp là một kỹ năng cốt lõi liên quan đến một loạt các “kỹ năng phụ” khác cần thiết mà bạn cần phải biết. Dưới đây là 5 kỹ năng phụ cho giao tiếp được yêu cầu nhiều nhất vào năm 2023:
1. Giao tiếp bằng văn bản và lời nói
Giao tiếp là sử dụng từ ngữ để truyền đạt thông tin và nó bao gồm cả giao tiếp bằng văn bản và bằng lời nói.
Kỹ năng giao tiếp bằng lời nói có nghĩa là bạn cần nói rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu. Điều đó rất cần thiết ngay cả khi công việc của bạn không tập trung vào việc diễn thuyết. Giả sử, bạn là người phục vụ tại một nhà hàng. Có kỹ năng giao tiếp bằng lời nói là điều bắt buộc nếu bạn muốn thiết lập mối quan hệ với khách hàng và cung cấp dịch vụ tốt.
Giao tiếp bằng văn bản cũng quan trọng không kém. Mặc dù có thể có một vài công việc không yêu cầu bạn cần phải viết bất kỳ điều gì, nhưng trong 90% trường hợp, bạn sẽ cần đén kỹ năng giao tiếp bằng văn bản khi:
- Viết email cho đồng nghiệp
- Soạn thảo báo cáo cho sếp
- Giao tiếp với khách hàng qua email
2. Kỹ năng thuyết trình
Kỹ năng thuyết trình không chỉ là bạn giỏi thuyết trình trước mặt mọi người mà còn là cách bạn trình bày ý tưởng và ý định của mình tại nơi làm việc hoặc về cách bạn thể hiện bản thân trong một cuộc phỏng vấn xin việc.
3. Lắng nghe tích cực
Lắng nghe tích cực đòi hỏi phải chú ý đến người nói bằng cách tương tác với họ để đảm bảo bạn hiểu được nội dung của cuộc trò chuyện. Ngoài ra, nó còn liên quan đến việc loại bỏ tất cả những điều gây mất tập trung khác và đặt những câu hỏi cho người nói, khiến họ cảm thấy được lắng nghe.
4. Giao tiếp phi ngôn ngữ
Giao tiếp bao gồm nhiều hơn là chỉ nói. Nó liên quan đến ngôn ngữ cơ thể, tư thế, cử chỉ, kiểu giao tiếp bằng mắt và nét mặt.
Kiểu giao tiếp này thường giúp khơi dậy lòng tin giữa các đồng nghiệp hoặc khách hàng của bạn nhiều hơn là giao tiếp bằng lời nói. Đồng thời, nó giúp bạn có thể nhìn xa hơn những gì một người đang nói và nhìn thẳng vào ý nghĩ hoặc cảm nhận của họ.
Thay vì thêm kỹ năng này vào hồ sơ xin việc, hãy cố gắng thể hiện các kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ của bạn ngay trong buổi phỏng vấn xin việc. Điều này bao gồm duy trì giao tiếp bằng mắt, tránh cử chỉ tay hoặc kiểm soát cảm xúc trên khuôn mặt.
5. Kỹ năng phản hồi
Phản hồi là một kỹ năng đi đôi với một số thành phần giao tiếp khác như lắng nghe tích cực, tôn trọng, cởi mở và làm việc theo nhóm.
Ví dụ, nếu bạn nhận được phản hồi từ người giám sát, bạn sẽ lắng nghe và chấp nhận đánh giá mà không phán xét - ngay cả khi bạn không đồng ý. Bạn sẽ không ngắt lời họ, nhưng bạn sẽ đợi cho đến khi kết thúc để hỏi những câu hỏi làm rõ nhằm mang tính xây dựng nhất có thể.
Mặt khác, nếu bạn là người đưa ra phản hồi cho đồng nghiệp, bạn sẽ làm như vậy thông qua đánh giá dựa trên thực tế và bạn sẽ cho họ thời gian để phản hồi. Bạn cũng nên xem xét nhu cầu của họ và đưa ra phản hồi tiêu cực một cách tinh tế.
Việc đưa ra hoặc nhận phản hồi gần như là một sự đảm bảo cho sự thành công trong sự nghiệp. Đó là bởi vì nó gắn liền với sự sẵn sàng học hỏi, khả năng thích ứng, sự cởi mở để chấp nhận những lời chỉ trích mang tính xây dựng và những lý luận mang tính phê bình.
Làm thế nào để cải thiện kỹ năng giao tiếp?
Cũng giống như hầu hết mọi thứ khác trong cuộc sống, kỹ năng giao tiếp cũng có thể cải thiện khi luyện tập. Vì vậy, nếu bạn lo lắng về việc của mình không đạt tiêu chuẩn, chỉ cần làm theo các mẹo mà chúng tôi đã liệt kê và ghi nhớ rằng luyện tập sẽ tạo nên sự hoàn hảo.
1. Học cách lắng nghe
Đã bao giờ trong một cuộc trò chuyện bạn cảm thấy như thể mình đang nói chuyện với một cục gạch hay chưa? Sau đó, bạn sẽ thấy khó chịu như thế nào khi ai đó không hoặc không biết cách lắng nghe câu chuyện của bạn.
Lắng nghe thực sự là một nửa của quá trình giao tiếp. Cần một người nói rõ ràng và một người lắng nghe tích cực để giao tiếp hiệu quả.
Tuy nhiên, lắng nghe cần kiên nhẫn hơn nhiều so với nói. Nhưng thực sự lắng nghe thay vì giả vờ lắng nghe là điều mà rất ít người làm.
Dưới đây là một số mẹo để cải thiện kỹ năng lắng nghe của bạn:
Tập trung vào người nói bằng cách dành cho họ sự chú ý hoàn toàn.
Tránh tất cả những điều gây mất tập trung xung quanh, chẳng hạn như điện thoại, máy tính hoặc các dự án khác.
Đặt câu hỏi trong trường hợp bạn không hiểu những gì đối phương đang nói - điều đó cũng sẽ cho thấy rằng cuộc trò chuyện đang hấp dẫn bạn.
Diễn giải lại các từ của người nói để đảm bảo không bỏ sót nội dung nào, bằng cách sử dụng các cụm từ như “vậy, điều bạn đang nói là…” hoặc “hãy để tôi xem liệu tôi có hiểu đúng không, ý của bạn là…”
Làm theo những lời khuyên này sẽ cải thiện chất lượng giao tiếp của bạn ngay cả bên ngoài nơi làm việc.
2. Chú ý tín hiệu phi ngôn ngữ
Các nghiên cứu đã khẳng định rằng giao tiếp phi ngôn ngữ chiếm tới 93% tác động của bất kỳ thông điệp bằng lời nói nào . Điều này có nghĩa là khi ai đó đang nói, họ đang nói nhiều hơn thông qua ngôn ngữ cơ thể của họ.
Biết cách đọc các loại giao tiếp phi ngôn ngữ khác nhau sẽ cải thiện đáng kể chất lượng giao tiếp của bạn. Bạn có thể bắt đầu cải thiện điều này bằng cách chú ý đến tín hiệu phi ngôn ngữ của chính mình khi nói và của những người xung quanh.
Ví dụ:
Khi quan sát chính mình:
- Bạn có giao tiếp bằng mắt với người nói không?
- Làm thế nào để bạn định vị mình?
- Vị trí và giọng nói của bạn có phụ thuộc vào người bạn nói chuyện không?
Khi quan sát người khác:
- Có một số người khiến bạn cảm thấy được lắng nghe nhiều hơn những người khác không?
- Những người đó làm gì để khiến bạn cảm thấy như vậy?
- Có một số người làm cho giao tiếp trở nên khó chịu và họ làm gì để khiến bạn cảm thấy như vậy?
3. Thực hành giao tiếp bằng lời nói
Dường như chúng ta đã sử dụng từ ngữ cả đời. Do đó chúng ta hiếm khi dừng lại để tự hỏi liệu giao tiếp bằng lời nói của mình có hiệu quả hay không. Thay vào đó, chúng ta có xu hướng đổ lỗi cho người nghe vì họ không hiểu hoặc chỉ cho rằng chúng ta có ý kiến khác.
Đây là lý do tại sao bạn không bao giờ nên ngừng cải thiện khả năng giao tiếp bằng lời nói của mình. Một lần nữa, bước đầu tiên liên quan đến việc quan sát bản thân và những người khác.
Sau đó, bắt đầu chú ý đến nội dung những gì bạn nói: Bạn có làm cho quan điểm của bạn được thể hiện một cách hiệu quả? Bạn có mất quá nhiều thời gian để đi đến điểm chính của câu chuyện hay không? Bạn có truyền đạt suy nghĩ của mình một cách rõ ràng không?
Ngoài ra, hãy làm theo các mẹo sau:
Suy nghĩ trước khi nói: Đặc biệt là ở nơi làm việc, cũng như trong các buổi phỏng vấn việc làm, điều quan trọng là phải biết trước những gì bạn muốn nói. Ý ở đây không phải là làm theo một kịch bản, nhưng có một ý tưởng rõ ràng có thể giúp bạn hiểu rõ quan điểm của mình một cách đáng kể. Và bạn hoàn toàn có thể nói với người phỏng vấn rằng “Hãy cho tôi một phút để suy nghĩ về điều này.”
Ngắn gọn: Thời gian là tài sản quý giá nhất và trong nhiều trường hợp, chúng ta lãng phí nó một cách không cần thiết. Một người giao tiếp bằng lời nói tốt là người có thể nói ngắn gọn nhưng cụ thể. Điều này có nghĩa là chỉ cung cấp lượng thông tin phù hợp để người khác hiểu mà không làm mất quá nhiều thời gian của họ.
Xem xét các quan điểm khác nhau: Khả năng xem xét các quan điểm khác có thể mang lại điều kỳ diệu cho giao tiếp bằng lời nói của bạn, đặc biệt là khi bạn cố gắng thuyết phục ai đó.
Kết luận
Tóm lại, kỹ năng giao tiếp tốt không chỉ là yếu tố quan trọng trong cuộc sống mà còn là chìa khóa thành công trong công việc và xây dựng mối quan hệ tốt với người khác. Hãy đầu tư thời gian và nỗ lực để phát triển kỹ năng này và bạn sẽ thấy sự tiến bộ rõ rệt trong mọi khía cạnh của cuộc sống.
