7 Cách dễ dàng giúp cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của bạn

Quản lý thời gian là một trong những kỹ năng quan trọng đối với sự thành công trong cuộc sống và công việc. Kỹ năng quản lý thời gian giúp bạn tăng năng suất, giảm căng thẳng và đạt được mục tiêu một cách hiệu quả hơn. Tuy nhiên, kỹ năng quản lý thời gian nói dễ hơn làm. Như hầu hết các kỹ năng mềm khác, nó cần thực hành rất nhiều để trở nên thành thạo. Trong bài viết này, Pharma360 sẽ liệt kê 7 cách dễ dàng để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của bạn!

7 Cách hay nhất để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian

1. Xác định ưu tiên và thiết lập mục tiêu rõ ràng

Trước hết, hãy xác định những nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày của bạn. Ví dụ: một nhiệm vụ có thể có deadline gần hơn các nhiệm vụ còn lại hoặc trường hợp bạn cần hoàn thành nhiệm vụ A trước khi có thể hoàn thành nhiệm vụ B một cách hiệu quả.

Xác định ưu tiên và thiết lập mục tiêu rõ ràng là bước quan trọng đầu tiên để quản lý thời gian một cách hiệu quả. Nó giúp bạn biết rõ nhiệm vụ nào quan trọng và tập trung vào đạt được mục tiêu của mình. Các bước bạn cần làm đó là:

Bước 1: Nhận Biết Nhiệm Vụ Ưu Tiên

Hãy xem xét toàn bộ danh sách công việc và nhiệm vụ bạn phải thực hiện. Nhận biết những nhiệm vụ có ảnh hưởng lớn đến mục tiêu hoặc hạn chót gần, cũng như những nhiệm vụ ảnh hưởng đến các công việc khác. Điều này giúp bạn biết đâu là những việc cần ưu tiên hàng đầu.

Bước 2: Lập Danh Sách Công Việc và Mục Tiêu

Lập danh sách các công việc cụ thể mà bạn cần hoàn thành. Sử dụng ứng dụng quản lý công việc hoặc tài liệu văn bản để ghi chú chi tiết về từng nhiệm vụ. Đặt tên rõ ràng cho mỗi công việc để bạn biết chính xác nhiệm vụ đó là gì.

Bước 3: Thiết Lập Mục Tiêu Cụ Thể

Không chỉ đơn thuần viết xuống nhiệm vụ, bạn cần đặt ra mục tiêu cụ thể cho từng công việc. Mục tiêu cụ thể giúp bạn hiểu rõ mục đích của công việc và cách để đánh giá thành công. Điều này giúp bạn duy trì động lực và tập trung hơn trong quá trình làm việc.

Bước 4: Sử Dụng Phương Pháp Eisenhower

Sử dụng Ma trận Eisenhower để ưu tiên công việc. Chia công việc thành 4 phân khúc:

- Quan trọng và khẩn cấp: Ưu tiên làm ngay.

- Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Đặt lịch cho những công việc này.

- Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Cân nhắc giao phó hoặc loại bỏ.

- Không quan trọng và không khẩn cấp: Bỏ hoặc trì hoãn.

Bước 5: Điều Chỉnh và Đánh Giá Thường Xuyên

Hãy thường xuyên cập nhật danh sách công việc và mục tiêu theo tình hình thay đổi. Điều này giúp bạn linh hoạt và luôn tập trung vào những việc quan trọng nhất.

2. Tránh làm đa nhiệm

Việc làm đa nhiệm thường được hình dung như một cách để hoàn thành nhiều công việc cùng một lúc. Tuy nhiên, hiệu suất thực tế của việc này thường không như lý tưởng. Có nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng khả năng tập trung của con người không thể được chia đều cho nhiều nhiệm vụ cùng một thời điểm. Khi chúng ta cố gắng làm đa nhiệm, não bộ phải chuyển đổi giữa các nhiệm vụ, dẫn đến sự gián đoạn và giảm hiệu suất. Thay vì làm cho công việc trở nên hiệu quả hơn, việc làm đa nhiệm thường dẫn đến việc cả hai công việc đều không được thực hiện tốt.

Nghiên cứu từ Đại học California năm 2011 đã chỉ ra một tác động tiêu cực của việc làm đa nhiệm đối với bộ nhớ làm việc. Điều này đồng nghĩa với việc khả năng lưu giữ thông tin tạm thời trong tâm trí của chúng ta sẽ bị suy giảm. Điều này có thể dẫn đến việc quên thông tin quan trọng, ảnh hưởng đến khả năng hoàn thành công việc một cách chính xác và hiệu quả.

Một khía cạnh đáng lưu ý là việc làm đa nhiệm thực tế không đem lại hiệu quả tốt cho cả hai nhiệm vụ. Mặc dù bạn có thể hoàn thành chúng, nhưng không hiệu quả như khi tập trung vào từng nhiệm vụ một cách riêng biệt. Để cải thiện khả năng quản lý thời gian, thay vì phân tán sự chú ý cho nhiều nhiệm vụ, hãy học cách dành toàn bộ tập trung cho công việc hiện tại.

3. Hạn chế sự xao lãng

Cuộc sống hàng ngày của chúng ta luôn đầy rẫy với các hoạt động và yếu tố gây xao lãng. Các yếu tố này có thể là các thông báo trên điện thoại, cuộc trò chuyện với người khác, hoặc thậm chí là những suy nghĩ vô tình về công việc khác. Sự xao lãng này dễ dàng làm chúng ta mất tập trung và thời gian quý báu.

Ví dụ nếu bạn làm việc tại nhà, việc tập trung vào công việc có thể gặp khó khăn về việc kiểm soát sự xao lãng do có nhiều yếu tố như ti vi, nhà bếp, hoặc việc chăm sóc gia đình làm bạn dễ dàng bị lạc hướng khỏi công việc chính.

Những cách tốt để tránh sự xao lãng bao gồm việc đặt điện thoại sang một bên hoặc tắt thông báo, có một không gian làm việc ngay cả khi bạn đang làm việc từ nhà và yêu cầu các thành viên trong gia đình hoặc đồng nghiệp không làm phiền bạn với những vấn đề không liên quan đến công việc.

4. Học cách từ chối

Mục này đề cập đến việc nhiều người thường đảm nhận quá nhiều trách nhiệm, không chỉ vì muốn tạo ấn tượng tích cực với người khác, mà còn vì không biết cách từ chối. Điều này dẫn đến việc gánh vác quá nhiều công việc, ảnh hưởng đến cả hiệu suất làm việc và tâm trạng của họ.

Giải pháp nằm ở việc xác định giới hạn về khối lượng công việc mà mình có thể đảm nhận một cách hiệu quả. Việc thiết lập giới hạn này giúp người ta tập trung vào những công việc quan trọng hơn và sắp xếp thời gian một cách hiệu quả hơn.

Bắt đầu bằng cách xác định mức công việc lý tưởng, sau đó hãy tự tin từ chối bất kỳ khối lượng công việc nào vượt quá giới hạn đó. Nếu bạn cảm thấy xấu hổ vì không thể giúp đỡ, chỉ cần giải thích cho người đã yêu cầu rằng bạn không có thời gian để làm công việc hộ họ theo mong đợi hoặc bạn đang có các deadline khác quan trọng hơn cần phải đáp ứng.

Việc học cách từ chối góp phần xây dựng khả năng quản lý thời gian và ưu tiên. Bằng cách biết rõ giới hạn của mình và biết cách từ chối những công việc không phù hợp, người ta có thể tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn và đạt được kết quả tốt hơn trong công việc.

5. Sử Dụng Ứng Dụng Quản Lý Thời Gian

Chúng ta dễ bị áp lực bởi lịch trình hàng ngày và những nhiệm vụ dự định và ảnh hưởng đến quy trình làm việc. Lúc này, các app công nghệ sẽ hỗ trợ giải quyết vấn đề này.

Sử dụng các ứng dụng quản lý thời gian là cách hiệu quả để tối ưu hóa việc tổ chức công việc và quản lý thời gian. Những ứng dụng này giúp tạo ra một không gian tổ chức, giúp người dùng theo dõi nhiệm vụ và quản lý thời gian một cách hiệu quả hơn.

Các ứng dụng quản lý thời gian như Rescuetime có thể cải thiện hiệu suất đáng kể. Ứng dụng này cho phép bạn sử dụng chế độ Focus Session khi bạn thực sự cần tập trung, ngăn chặn các xao lãng chính và theo dõi cách bạn làm việc.

Tương tự, các ứng dụng theo dõi thời gian như Everhour hoặc Toggl Track có thể cho bạn biết bạn đã dành bao nhiêu thời gian thực sự cho bất kỳ nhiệm vụ cụ thể nào.

6. Sắp xếp một ngày của bạn

Mục tiêu không chỉ là mong muốn, mà cần có một kế hoạch cụ thể để hỗ trợ nó được thực hiện. Nếu thiếu sự tổ chức hợp lý hàng ngày, việc cải thiện kỹ năng quản lý thời gian có thể biến thành một nhiệm vụ khó khăn.

Trong trường hợp bạn sắp xếp một ngày làm việc của mình, bạn cần ưu tiên nhiệm vụ và đo lường tiến trình, bạn sẽ biết chính xác bạn đang ở đâu trong quá trình làm việc để đạt được những mục tiêu lớn hơn.

Có nhiều cách hiệu quả để sắp xếp công việc trong ngày và đạt được kết quả ngay lập tức. Ví dụ, về công việc, bạn có thể bắt đầu viết danh sách công việc hàng ngày, xem xét cách giải quyết các gián đoạn có thể xảy ra, và gạt bỏ thời gian dành cho các nhiệm vụ lặp lại.

7. Dành Thời Gian Nghỉ Giải Lao

Mặc dù bạn có thể cảm thấy kích thích khi hoàn thành một lượng lớn công việc trước khi nghỉ, nhưng chiến lược này có thể gây hại nghiêm trọng cho sức khỏe tinh thần của bạn.

Thực tế bỏ lỡ những khoảnh khắc nghỉ ngơi thường xuyên và ngắn ngủi có thể dẫn đến sự kiệt sức nhanh chóng và căng thẳng quá mức. Một nghiên cứu cho thấy nhân viên có xu hướng hi sinh thời gian nghỉ trưa để làm việc, dẫn đến ảnh hưởng xấu đến sức khỏe tinh thần của họ.

Dừng lại công việc trong vài phút sau mỗi vài giờ có thể giúp bạn đạt được nhiều hơn với sự thoải mái. Bạn có thể tăng cường hiệu suất và đạt được sự cân bằng tốt hơn trong cuộc sống và công việc của mình.

3 lợi ích của việc cải thiện kỹ năng quản lý thời gian

Thực hiện 7 cách để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian mang lại nhiều lợi ích đáng kể. Ngoài việc hiệu quả trong công việc, quản lý thời gian hiệu quả có thể giúp bạn giảm căng thẳng một cách đáng kể và cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân.

Dưới đây là 3 lợi ích hàng đầu đi kèm với việc cải thiện kỹ năng quản lý thời gian:

1. Giảm lo âu

Một nghiên cứu gần đây đã phát hiện rằng quản lý thời gian kém không chỉ gây tổn thất về năng suất mà còn ảnh hưởng đến sự phát triển cả về sức khỏe.

Suy nghĩ một chút, thời gian là tài sản quý báu nhất của bạn. Chúng ta đều hiểu điều này, vì vậy việc quản lý thời gian một cách hiệu quả và để lại đủ không gian cho các hoạt động giải trí, sở thích và cuộc sống riêng tư là rất quan trọng. Nếu không, bạn có nguy cơ gây hại cho sức khỏe tinh thần của mình và khiến bản thân gặp nhiều căng thẳng hơn mức bạn có thể chịu đựng.

Bằng việc cải thiện kỹ năng quản lý thời gian, bạn sẽ có thêm nhiều thời gian trống để sử dụng theo ý muốn.

2. Cân Bằng Công Việc - Cuộc Sống Cá Nhân Tốt Hơn

Quá nhiều công việc hoặc quá nhiều thời gian rảnh rỗi đều có thể ảnh hưởng đến sức khỏe tổng thể của bạn. Đó là lý do tại sao việc thiết lập sự cân bằng giúp bạn tận dụng tối đa từng phần mà không làm quá đà là một trong những lợi ích lớn nhất của việc cải thiện kỹ năng quản lý thời gian.

Theo nhà tâm lý học Dr. Deirdre Anderson, một khía cạnh quan trọng trong việc chăm sóc sức khỏe là dành thời gian cho tất cả các khía cạnh khác nhau của cuộc sống.

Quản lý thời gian tốt là một trong những cách hiệu quả nhất giúp bạn tìm ra sự cân bằng hoàn hảo giữa cuộc sống cá nhân và công việc.

3. Giúp Đạt Được Mục Tiêu

Nếu bạn thường hay trì hoãn, có lẽ bạn đang gặp khó khăn trong việc sắp xếp một ngày làm việc của mình và liên tục hoãn lại các deadline. Điều này không chỉ tiêu tốn toàn bộ thời gian của bạn mà còn có thể ngăn bạn đạt được ước mơ của mình.

Theo nhà nghiên cứu Piers Steel, 95% mọi người trì hoãn ít nhất ở một mức độ nào đó. Có thể bạn cảm thấy được an ủi vì tình trạng này, nhưng cũng thất vọng khi phát hiện ra trì hoãn có thể cản trở bạn đạt được điều mình mong muốn.

Hãy bắt đầu làm theo các mẹo đơn giản sau để vượt qua thói quen trì hoãn:

Thực hành tự tha thứ cho bản thân: Đầu tiên, đừng tự phạt mình quá nặng nề nếu bạn cảm thấy mình đang trì hoãn. Sự tự tha thứ giúp bạn không cảm thấy áy náy và sẵn sàng tiến lên.

Tự thưởng cho bản thân: Nếu bạn hoàn thành các nhiệm vụ đúng hạn, hãy thưởng cho bản thân bằng bữa ăn ngon tại nhà hàng hoặc điều gì tương tự.

Tắt điện thoại: Điều này nghe có vẻ dư thừa, nhưng nếu bạn tìm hiểu sâu hơn và xem nghiên cứu của Đại học Chicago về điện thoại di động, nghiên cứu cho thấy rằng ngay cả sự hiện diện đơn thuần của thiết bị không dây cũng ảnh hưởng xấu đến khả năng nhận thức của chúng ta.

Kết luận

Quản lý thời gian hiệu quả giúp bạn tổ chức các hoạt động hàng ngày xung quanh các ưu tiên của mình. Vì vậy, trước khi bạn bắt đầu cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của mình, hãy dành chút thời gian để xác định các ưu tiên chính và phụ.

Khi bạn hiểu rõ điều gì là quan trọng nhất đối với mình, bạn có thể bắt đầu khám phá phương pháp ưa thích để sắp xếp thời gian của mình. Một phương pháp hiệu quả mà bạn có thể sử dụng là Ma trận Eisenhower.

Có nhiều phần mềm quản lý thời gian để giúp bạn tổ chức các nhiệm vụ và theo dõi năng suất tổng thể. Hai công cụ rất hữu ích là Rescuetime và Toggle Track.

Khi bạn thành thạo cách quản lý thời gian hiệu quả, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn cho bản thân, giảm căng thẳng, tăng cường cân bằng giữa công việc và cuộc sống.