Outsource là gì? Phân biệt Outsourcing với Insourcing

Outsource là một khái niệm ngày càng trở nên quan trọng trong thế giới kinh doanh ngày nay. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về nó. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về "Outsource là gì?" và tại sao các doanh nghiệp có xu hướng sử dụng Outsource?

Outsource là gì?

Outsource (hay Thuê ngoài) là hoạt động doanh nghiệp thuê công ty ngoài để gia công phần mềm, thực hiện dịch vụ thay cho đội ngũ nhân viên nội bộ. 

Outsource được công nhận dưới hình thức một chiến lược kinh doanh lần đầu vào năm 1989. Thời gian sau, trong những năm 1990s, Outsource đóng vai trò quan trọng, không thể thiếu trong Kinh tế học kinh doanh. Không chỉ hỗ trợ tiết kiệm ngân sách của công ty, Outsource có thể sẽ là công cụ chiến lược thúc đẩy nền kinh tế toàn cầu thế kỷ XXI. Hiện nay, Việt Nam được đánh giá là đất nước của dịch vụ Outsourcing nhờ nguồn nhân công kỹ thuật chất lượng cao và giá rẻ.

Có thể hiểu Outsource là một cách để doanh nghiệp tận dụng tài năng và kỹ năng từ các công ty hoặc cá nhân khác để thúc đẩy sự phát triển và hiệu suất của họ.

Outsource có những ưu điểm và nhược điểm gì?

1. Ưu điểm:

Chuyên môn hóa cao: Các doanh nghiệp Outsource thường tập trung chú ý vào một lĩnh vực cụ thể, phát triển chuyên môn đỉnh cao, như quảng cáo tuyển dụng hoặc quản lý logistics. Điều này giúp tối ưu hóa kỹ năng và kinh nghiệm, mang lại hiệu suất tốt hơn so với nhân sự nội bộ. Doanh nghiệp có thể dành thời gian và tài nguyên cho các nhiệm vụ quan trọng khác.

Tiết kiệm chi phí: Chi phí Outsource thường thấp hơn so với việc đào tạo và hỗ trợ nhân viên nội bộ. Công ty Outsourcing đã trang bị sẵn các nguồn lực và thiết bị cần thiết, giảm chi phí đầu tư. Ngoài ra, doanh nghiệp không phải chịu trách nhiệm về bảo hiểm và các khoản lương, thưởng của nhân viên.

Tập trung vào nhiệm vụ chính: Sử dụng nguồn lực bên ngoài giúp doanh nghiệp tập trung vào các công việc quan trọng. Cả hai bên có thể làm việc đồng thời, nâng cao năng suất lao động và đảm bảo tiến độ kế hoạch.

2. Nhược điểm

Vấn đề bảo mật: An ninh thông tin là mối lo lớn khi chọn Outsourcing. Mặc dù có cam kết bảo mật, nhưng không thể đảm bảo hoàn toàn rằng thông tin doanh nghiệp sẽ không bị sử dụng hoặc bán cho bên thứ ba.

Khó kiểm soát chất lượng: Trong quá trình chuyển giao công việc, có trường hợp các công ty Outsource không hiểu đúng về mục đích và nội dung công việc. Điều này có thể dẫn đến sự giảm sút chất lượng công việc do không đáp ứng đúng yêu cầu.

Chi phí phát sinh ngoài dự kiến: Mặc dù chi phí Outsource thường thấp hơn, nhưng một số chi phí bất ngờ có thể phát sinh trong quá trình thực hiện. Hợp đồng cần phải được lập trình chặt chẽ để tránh những chi phí không mong muốn.

So sánh giữa Insourcing và Outsourcing

Insourcing và Outsourcing là hai chiến lược quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, chúng đều liên quan đến cách doanh nghiệp tổ chức và thực hiện nhiệm vụ. Tuy nhiên, chúng trái ngược nhau ở một số điểm quan trọng.

Insourcing là việc doanh nghiệp giữ lại và giao phó nhiệm vụ cho một bộ phận nội tại của chính mình. Bộ phận này thường được thiết lập và quản lý nằm trong cùng tổ chức, tách biệt với các bộ phận khác và tập trung vào việc thực hiện một công việc chuyên môn cụ thể. Ngược lại, Outsourcing là quá trình doanh nghiệp thuê các đơn vị bên ngoài để thực hiện một số nhiệm vụ, mà không sử dụng nguồn lực nội tại của chính mình. Những đơn vị này không thuộc quyền quản lý trực tiếp của doanh nghiệp.

Sự chọn lựa giữa Insourcing và Outsourcing phụ thuộc vào nhiều yếu tố như nguồn lực có sẵn, tình hình tài chính của doanh nghiệp, và mục tiêu cụ thể mà doanh nghiệp muốn đạt được. Insourcing thường được ưa chuộng khi doanh nghiệp có khả năng và ý muốn quản lý một phần quan trọng của quá trình sản xuất hoặc cung ứng dịch vụ. Ngược lại, Outsourcing thường được lựa chọn khi doanh nghiệp cần tận dụng chuyên môn và hiệu suất của các đối tác bên ngoài để giảm chi phí hoặc tập trung vào nhân sự và nguồn lực cho các hoạt động quan trọng khác.

Chìa khóa thành công trong Chiến lược Outsourcing

Trong quá khứ, nhiều doanh nghiệp thường chọn lựa outsourcing với mục tiêu giảm chi phí sản xuất và vận hành. Tuy nhiên, những nhà quản lý hiện đại đã mở rộng tầm nhìn chiến lược của họ, hướng đến việc tận dụng nguồn lực bên ngoài để nâng cao lợi thế cạnh tranh và củng cố vị thế trên thị trường. Để đạt được sự thành công trong chiến lược outsourcing, các doanh nghiệp cần chú ý đến các yếu tố sau đây:

Xác định Rõ Mục Tiêu Chiến Lược: Trước khi quyết định thuê ngoài, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu chiến lược và kết quả mong đợi. Những mục tiêu này cung cấp cơ sở để phân bổ nguồn lực và điều chỉnh chiến lược theo thời gian, bao gồm cả quyết định về việc sử dụng dịch vụ outsourcing.

Mở Rộng Mối Quan Hệ Liên Quan: Việc mở rộng mối quan hệ với các bên liên quan giúp nhà quản lý thu thập thông tin đánh giá đa dạng về các công ty outsourcing, tạo điều kiện thuận lợi cho việc lựa chọn đối tác phù hợp. Sự đồng lòng trong quan hệ giúp tạo ra một môi trường hợp tác mạnh mẽ.

Hỗ Trợ Đơn Vị Outsourcing: Mặc dù doanh nghiệp thuê ngoài để thực hiện nhiệm vụ cụ thể, nhưng sự hỗ trợ là chìa khóa quan trọng. Chia sẻ mục tiêu chiến lược và chiến lược giúp đơn vị outsourcing hiểu rõ hơn về hướng đi. Đồng thời, việc hỗ trợ với nhân lực khi cần thiết giúp đảm bảo hiệu suất công việc chung.

Thiết Lập Bản Hợp Đồng Chặt Chẽ: Một phần quan trọng của quá trình outsourcing là việc thiết lập bản hợp đồng chặt chẽ. Bản hợp đồng này nên chứa đựng các điều khoản, cam kết, và thỏa thuận rõ ràng, tạo ra một cơ sở vững chắc cho cả hai bên. Điều này giúp đảm bảo trách nhiệm và quyền lợi cho cả doanh nghiệp và đối tác outsourcing.