Làm thế nào để áp dụng “Leading with Questions” vào thực tế?

Áp dụng “Leading with Questions” không phải là một thay đổi có thể xảy ra ngay lập tức mà đòi hỏi sự kiên nhẫn và thấu hiểu. Để có thể thành công trong việc sử dụng câu hỏi làm công cụ lãnh đạo, bạn cần phát triển kỹ năng này dần dần, tạo ra một môi trường cởi mở, minh bạch trong việc trao đổi thông tin. Dưới đây là một số gợi ý thực tế giúp bạn bắt đầu:

1. Bắt đầu từ những cuộc họp hàng tuần

Cuộc họp hàng tuần hoặc định kỳ là cơ hội tốt để thực hành phương pháp lãnh đạo bằng câu hỏi. Thay vì tập trung vào việc đưa ra các chỉ thị hoặc chỉ đạo, bạn có thể thử:

• Hỏi về các thách thức và cơ hội: “Trong tuần qua, đội ngũ của chúng ta đã gặp phải những thách thức nào và có cơ hội nào mà chúng ta có thể khai thác?”

• Yêu cầu phản hồi: “Bạn có nhận thấy điểm yếu nào trong cách chúng ta thực hiện công việc hiện tại không?”

• Kêu gọi sáng kiến: “Bạn có ý tưởng gì mới có thể cải thiện quy trình hoặc thúc đẩy năng suất?”

Những câu hỏi này không chỉ giúp bạn thu thập thông tin từ nhiều góc độ mà còn tạo điều kiện để nhân viên cảm thấy được trao quyền và đóng góp vào quyết định chung của tổ chức.

2. Thực hành “Im lặng và lắng nghe”

Một trong những khía cạnh quan trọng của Leading with Questions là biết khi nào cần im lặng và lắng nghe. Đôi khi, lãnh đạo có xu hướng chen ngang hoặc nhanh chóng đưa ra lời khuyên, điều này có thể ngăn cản sự phát triển của những ý tưởng sáng tạo từ nhân viên. Hãy thử:

• Đặt câu hỏi và lùi lại: Khi bạn hỏi một câu hỏi mở, hãy lùi lại và cho phép người trả lời suy nghĩ. Đừng vội vàng đưa ra giải pháp hoặc chỉ đạo. Sự im lặng thường kích thích người khác đưa ra thêm thông tin, vì họ cảm thấy có không gian để suy nghĩ kỹ lưỡng.

• Khuyến khích đội ngũ chia sẻ: Nếu nhận thấy rằng một thành viên đội ngũ đang phân vân hoặc ngại nói, hãy khuyến khích họ bằng cách sử dụng những câu hỏi như: “Bạn có thể nói thêm về ý kiến này được không?”

Ví dụ: Nếu bạn đang thảo luận về một dự án không đạt được kết quả như mong muốn, thay vì đưa ra lý do vì sao nó thất bại, hãy hỏi đội ngũ: “Điều gì chúng ta đã làm tốt? Có điều gì chúng ta cần cải thiện trong lần tới không?”

3. Tạo không gian cho sự phản biện

Một phần quan trọng trong việc lãnh đạo bằng câu hỏi là tạo không gian cho sự phản biện. Không phải lúc nào các ý kiến cũng đồng nhất, và điều này là tốt. Khi bạn tạo ra một môi trường nơi các thành viên trong đội ngũ cảm thấy thoải mái đưa ra các quan điểm khác nhau, điều này thúc đẩy sự sáng tạo và đảm bảo rằng tất cả các góc độ của vấn đề đều được xem xét.

• Gợi mở các quan điểm đối lập: Khi một ý kiến được đưa ra, hãy khuyến khích phản hồi từ người khác bằng cách hỏi: “Bạn có suy nghĩ gì khác về cách tiếp cận này không?” hoặc “Ai có ý kiến trái ngược về vấn đề này?”

• Xây dựng văn hóa phản biện mang tính xây dựng: Đảm bảo rằng các cuộc thảo luận phản biện luôn diễn ra với tinh thần hợp tác và hướng đến giải pháp tốt nhất cho đội ngũ. Điều này giúp mọi người cảm thấy ý kiến của mình có giá trị và được lắng nghe.

4. Sử dụng câu hỏi để giải quyết vấn đề

“Leading with Questions” có thể rất hiệu quả trong việc giải quyết các vấn đề phức tạp hoặc thách thức lớn. Thay vì lao vào tìm kiếm câu trả lời nhanh chóng, bạn có thể sử dụng câu hỏi để đào sâu vào bản chất vấn đề và tìm ra gốc rễ.

Ví dụ:

• Câu hỏi tìm hiểu sâu hơn về vấn đề: “Tại sao vấn đề này lại xảy ra? Có những yếu tố nào mà chúng ta chưa tính đến?”

• Câu hỏi về các giải pháp: “Có những giải pháp nào mà chúng ta chưa nghĩ đến không?” hoặc “Chúng ta có thể thay đổi gì trong chiến lược để tránh những vấn đề tương tự trong tương lai?”

Những câu hỏi này giúp đội ngũ suy nghĩ sâu hơn về vấn đề, không chỉ tìm kiếm giải pháp ngắn hạn mà còn xem xét tác động lâu dài.

5. Áp dụng câu hỏi trong quá trình đánh giá hiệu suất

Khi đánh giá hiệu suất làm việc của đội ngũ hoặc cá nhân, thay vì chỉ đưa ra các nhận xét hoặc phản hồi, hãy thử sử dụng câu hỏi để giúp họ tự đánh giá và cải thiện. Điều này không chỉ tạo ra sự tự giác mà còn giúp nhân viên tự nhìn nhận vấn đề của mình một cách khách quan.

Ví dụ:

• Tự đánh giá: “Bạn cảm thấy mình đã đạt được những gì trong tháng qua? Có điều gì bạn nghĩ mình có thể làm tốt hơn không?”

• Tìm kiếm giải pháp cải thiện: “Bạn nghĩ gì về cách làm việc của mình? Có kỹ năng nào bạn muốn phát triển thêm trong thời gian tới?”

6. Tạo hệ thống câu hỏi cho từng quy trình lãnh đạo

Để áp dụng Leading with Questions một cách nhất quán, bạn có thể tạo ra các bộ câu hỏi chuẩn cho từng quy trình lãnh đạo cụ thể, như:

• Câu hỏi trong quá trình lập kế hoạch chiến lược: “Mục tiêu của chúng ta có thực sự rõ ràng không? Có những nguồn lực nào mà chúng ta chưa tận dụng triệt để không?”

• Câu hỏi trong các cuộc họp phản hồi: “Chúng ta đã đạt được gì từ dự án này? Có những bài học nào mà chúng ta có thể rút ra?”

• Câu hỏi trong đánh giá năng lực cá nhân: “Bạn đã làm gì tốt trong vai trò này? Điều gì bạn nghĩ mình có thể cải thiện?”

Việc sử dụng một hệ thống câu hỏi có cấu trúc giúp đảm bảo rằng bạn đang áp dụng phương pháp lãnh đạo bằng câu hỏi một cách hiệu quả và đồng nhất trong tổ chức.

7. Trao quyền cho đội ngũ thông qua câu hỏi

Cuối cùng, lãnh đạo bằng câu hỏi là cách tuyệt vời để trao quyền cho đội ngũ của bạn. Bằng cách để họ tự tìm ra câu trả lời, bạn đang giúp họ phát triển tư duy tự chủ, cảm thấy có trách nhiệm hơn với công việc và tăng cường khả năng lãnh đạo trong tương lai.

Ví dụ:

• Hướng dẫn thông qua câu hỏi: Thay vì giải quyết tất cả các vấn đề của họ, hãy hướng dẫn đội ngũ bằng những câu hỏi như: “Bạn nghĩ cách nào sẽ là hiệu quả nhất để giải quyết vấn đề này?” hoặc “Nếu bạn là người ra quyết định, bạn sẽ làm gì?”

Lãnh đạo bằng câu hỏi là một kỹ năng lãnh đạo cực kỳ mạnh mẽ mà Jim Collins đã nhấn mạnh trong những nghiên cứu của mình. Việc đặt câu hỏi không chỉ giúp bạn khám phá được những sự thật quan trọng mà còn tạo ra một môi trường làm việc nơi đội ngũ cảm thấy họ được lắng nghe, đóng góp và chịu trách nhiệm. Quan trọng hơn, nó giúp xây dựng một văn hóa không ngừng cải tiến và phát triển, nơi mà mỗi người đều có thể học hỏi và trưởng thành qua từng ngày.

Bằng cách áp dụng phương pháp “Leading with Questions” vào thực tế, bạn không chỉ phát triển tư duy lãnh đạo của bản thân mà còn giúp đội ngũ phát huy tối đa tiềm năng của họ. Đây chính là chìa khóa để xây dựng một tổ chức từ tốt đến vĩ đại – như Jim Collins đã chỉ ra.

Nguồn: Dược sĩ Trung Thị Hoài Thu