Hướng dẫn viết thư xin việc cho người mới bắt đầu
Sau nhiều tuần tìm kiếm công việc vất vả, bạn đã liệt kê được công việc thú vị nhất mà bạn muốn ứng tuyển. Bạn cũng đã hoàn thành CV xin việc. Nhưng rồi bạn nhận ra trong tin tuyển dụng yêu cầu cầu cần có thư xin việc. Bạn bắt đầu băn khoăn không biết làm thế nào để viết một lá thư xin việc? Đừng lo lắng, viết một lá thư xin việc đơn giản hơn nhiều so với bạn nghĩ. Trong bài viết này, Pharma360 sẽ hướng dẫn bạn cách viết một lá thư xin việc giúp bạn có được công việc mơ ước!
Thư xin việc là gì? Tại sao thư xin việc quan trọng?
Thư xin việc là một tài liệu viết tay hoặc viết bằng máy tính mà người xin việc gửi đến nhà tuyển dụng hoặc doanh nghiệp như một phần của đơn xin việc (cùng với CV).
Mục đích của nó là để giới thiệu bản thân và tóm tắt ngắn gọn nền tảng chuyên môn của bạn. Trung bình thư xin việc nên dài từ 250 đến 400 từ. Một lá thư xin việc tốt có thể thu hút sự quan tâm của nhà tuyển dụng và khiến họ đọc CV của bạn. Hãy nhớ rằng thư xin việc là phần bổ sung cho CV chứ không phải thay thế. Có nghĩa là, bạn không nên lặp lại bất cứ điều gì đã được đề cập đến trong CV.
Để viết thư xin việc bạn không cần phải sáng tạo, hay thậm chí là giỏi viết lách. Tất cả những gì bạn cần làm là tuân theo định dạng đã có sẵn:
- Header - Nhập thông tin liên hệ
- Chào hỏi nhà tuyển dụng
- Đoạn mở đầu - Thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng với 2-3 thành tích hàng đầu
- Đoạn thứ hai - Giải thích tại sao bạn là ứng cử viên hoàn hảo cho công việc
- Đoạn thứ ba - Giải thích tại sao bạn phù hợp với công ty
- Lời chào và kết thúc
Cách viết Thư xin việc cho người mới bắt đầu
Bước 1 - Chọn Mẫu Thư xin việc phù hợp
Trước khi viết thư xin việc, bạn có thể chọn một mẫu thư xin việc sẵn có để tham khảo và tùy chỉnh cho phù hợp với tình huống của bạn. Có nhiều mẫu thư xin việc khác nhau dành cho các ngành nghề và vị trí công việc khác nhau. Bạn có thể tìm kiếm trên internet hoặc từ các nguồn tài liệu liên quan để tìm các mẫu thư xin việc phù hợp.
Bước 2 - Bắt đầu Thư xin việc với Thông tin liên hệ
Tại đây, bạn cần bao gồm tất cả các thông tin cần thiết, đó là:
- Họ và tên
- Số điện thoại
- Ngày/tháng/năm sinh
- Địa chỉ
- Địa điểm, ngày tháng
- Tên vị trí ứng tuyển
Trong một số trường hợp nhất định, bạn cũng có thể cân nhắc thêm:
- Hồ sơ mạng xã hội: Bất kỳ loại hồ sơ nào có liên quan đến lĩnh vực của bạn, ví dụ như LinkedIn, GitHub (dành cho nhà phát triển) v.v.
- Trang web cá nhân: Nếu bạn có một trang web cá nhân giúp làm tăng thêm giá trị của bạn, bạn có thể đề cập đến nó. Giả sử bạn là một blogger chuyên nghiệp, bạn có thể muốn dẫn dắt nhà tuyển dụng đến với liên kết blog của mình.
Bước 3 - Lời Chào tới Người quản lý tuyển dụng
Khi bạn đã liệt kê chính xác thông tin liên hệ của mình, bạn có thể bắt đầu viết nội dung thư xin việc.
Điều đầu tiên cần làm là gửi lời chào tới người quản lý tuyển dụng. Đúng vậy, không phải chỉ là một cái tên chung chung phổ biến như “Kính gửi bộ phận nhân sự” hay “Dear Sir or Madam”. Bạn sẽ muốn cho sếp tương lai của mình thấy rằng bạn đã nghiên cứu và thực sự đam mê với công việc của họ. Không ai muốn thuê một người tìm việc chỉ spam hơn 20 công ty và hy vọng được tuyển vào bất kỳ công ty nào trong số đó.
Làm thế nào để tìm ra người phụ trách tuyển dụng? Có nhiều cách có thể giúp bạn. Đơn giản nhất là tìm hiểu trên LinkedIn hoặc trong bài đăng tuyển dụng trên Facebook.
Bước 4 - Viết phần giới thiệu thu hút sự chú ý
Ấn tượng đầu tiên rất quan trọng, đặc biệt là khi bạn tìm kiếm việc làm. Các nhà tuyển dụng nhận được hàng trăm CV cho mỗi tin tuyển dụng. Họ sẽ không có đủ thời gian đọc từ đầu đến cuối từng bức thư xin việc. Vì vậy, điều cần thiết là thu hút sự chú ý của họ ngay từ đoạn đầu tiên.
Hầu hết các đoạn mở đầu của thư xin việc thường cực kỳ chung chung, và sẽ có kiểu như sau:
“Xin chào, tên tôi là A và tôi muốn ứng tuyển vị trí Giám đốc bán hàng tại công ty B. Tôi đã làm việc với tư cách là giám đốc bán hàng tại công ty C hơn 5 năm, vì vậy tôi tin rằng mình sẽ phù hợp với vị trí này.”
Đoạn mở đầu này không nói lên điều gì nhiều ngoại trừ việc bạn đã từng làm công việc này trước đây. Bạn có biết ai có kinh nghiệm làm việc tương tự không? Chính là những ứng viên khác mà bạn đang cạnh tranh.
Thay vào đó, bạn nên bắt đầu với 2-3 thành tích hàng đầu của mình để thực sự thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng. Ưu tiên những thành tích liên quan đến vị trí bạn đang ứng tuyển.
Ví dụ: “Tên tôi là A và tôi muốn giúp công ty B đạt được và vượt mục tiêu bán hàng với tư cách là Giám đốc bán hàng. Tôi đã làm việc tại Công ty C, một công ty thuộc lĩnh vực [...] trong hơn 3 năm. Với tư cách là Giám đốc bán hàng, tôi đã tạo ra doanh thu trung bình hơn X00 triệu mỗi tháng (vượt KPI khoảng 40%). Tôi tin rằng với kinh nghiệm trong ngành trước đây cũng như sự xuất sắc trong lĩnh vực bán hàng sẽ giúp tôi trở thành ứng viên phù hợp với công việc.”
Nếu bạn là người quản lý tuyển dụng, bạn sẽ lựa chọn người ở trên hay ở dưới?
Như vậy chúng ta đã hoàn thành phần giới thiệu, tiếp theo hãy nói về phần thân của bức thư. Phần này được chia thành hai đoạn: đoạn đầu tiên để giải thích lý do tại sao bạn là ứng viên hoàn hảo và đoạn sau dùng để chứng minh rằng bạn phù hợp với công ty.
Bước 5 - Giải thích tại sao bạn là ứng viên hoàn hảo cho công việc
Đây là lúc bạn thể hiện các kỹ năng chuyên nghiệp của mình và thuyết phục nhà tuyển dụng rằng bạn phù hợp với công việc hơn các ứng viên khác.
Nhưng trước khi bắt đầu bạn cần tìm hiểu những yêu cầu quan trọng nhất cho vị trí này là gì. Trong phần này bạn sẽ đặc tả những kỹ năng mà bạn sở hữu và mà có thể đáp ứng yêu cầu công việc và cả những công việc chính bạn đã từng phụ trách. Ví dụ: kỹ năng quản lý dự án, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng lập kế hoạch...
Ví dụ: “Trong vai trò trước đây là Giám đốc bán hàng tại công ty C, tôi đã làm [những công việc chính gắn với kỹ năng]”
Bước 6 - Giải thích tại sao bạn phù hợp với công ty
Sau khi viết xong đoạn cuối, bạn có thể đang nghĩ “Tôi là một ứng cử viên phù hợp cho công việc này!” và “Tôi không cần viết thêm gì nữa”. Nhưng không! Người quản lý nhân sự không chỉ nhìn vào việc bạn có làm tốt công việc hay không mà họ còn đang tìm kiếm một người phù hợp với văn hóa công ty.
Những nhân viên không phù hợp chắc chắn sẽ nghỉ việc chỉ là sớm hay muộn mà thôi. Điều này sẽ khiến công ty tốn thời gian tuyển dụng và chi phí đào tạo rất nhiều.
Vậy làm thế nào để cho nhà tuyển dụng thấy bạn phù hợp với văn hóa công ty? Bạn cần thực hiện một số nghiên cứu về công ty. Bạn cần tìm hiểu những điều sau:
- Mô hình kinh doanh của công ty là gì?
- Sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty là gì? Bạn đã sử dụng nó chưa?
- Văn hóa như thế nào?
Bạn có thể tìm những thông tin mình cần trên trang web của công ty hoặc đâu đó trên Google, Facebook, LinkedIn. Sau đó, bạn cần tìm ra điều bạn thích ở công ty và biến những điều đó thành văn bản. Để thể hiện sự phù hợp với văn hóa làm việc của công ty, bạn có thể nêu rõ các điểm mạnh của bạn như tinh thần làm việc nhóm, linh hoạt, và khả năng thích nghi.
Bước 7 - Kết thúc bằng lời kêu gọi hành động
Cuối cùng, đến lúc kết thúc thư xin việc và viết phần kết luận.
Trong đoạn cuối cùng, bạn muốn:
- Tóm tắt các điểm chưa được đề cập trong các đoạn trước: Bạn còn điều gì muốn nói? Có thông tin khác nào có thể giúp nhà tuyển dụng đưa ra quyết định? Hãy đề cập đến nó ở đây.
- Cảm ơn nhà tuyển dụng vì đã dành thời gian để đọc thư của bạn. Lịch sự và tôn trọng luôn là điều quan trọng, miễn là bạn không tỏ ra quá cầu kỳ.
- Kết thúc thư xin việc bằng một lời kêu gọi hành động. Câu cuối cùng trong thư xin việc của bạn nên là một lời kêu gọi hành động. Bạn nên yêu cầu nhà tuyển dụng thực hiện một hành động cụ thể.
Và giờ, chúng ta hãy biến điều này thành một ví dụ thực tế:
Ví dụ:
"Tôi xin chân thành cảm ơn ông/bà đã dành thời gian để xem xét thư xin việc của tôi. Tôi tự tin rằng những kỹ năng, kinh nghiệm và đam mê của mình sẽ là nguồn đóng góp quan trọng cho công ty. Rất mong được có cơ hội trao đổi thêm với ông/bà về cách tôi có thể hỗ trợ công ty trong tương lai. Tôi xin gửi kèm theo hồ sơ chi tiết của mình để ông/bà tham khảo. Mong nhận được hồi âm tích cực từ ông/bà."
Chú ý rằng việc kết thúc thư xin việc một cách lịch sự và chân thành là điều quan trọng. Hãy chắc chắn rằng câu kết của bạn thể hiện tâm huyết và sự mong muốn được làm việc cho công ty.
Bước 8 - Sử dụng câu kết lịch sự phù hợp
Khi bạn hoàn thành đoạn cuối cùng, bạn chỉ cần viết một lời chào tạm biệt lịch sự và ký tên rồi gửi thư.
Ví dụ: Trân trọng!
Chú ý rằng việc sử dụng câu kết lịch sự phù hợp là điều quan trọng để thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp trong thư xin việc của bạn. Hãy chắc chắn rằng bạn đã xem xét kỹ nội dung trước khi gửi thư để đảm bảo không có lỗi chính tả hay ngữ pháp.
